ISO9001を取得するうえで必ず関わる機関が、ISO9001事務局と呼ばれる機関です。ISO9001の更新に関連した業務を担っており、取得には欠かせない存在です。
今回の記事では、ISO9001事務局が行っている仕事の内容や役割について詳しく解説していきます。
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目次
「ISO9001に関連する業務を受け持つ部署」が事務局
ISO9001事務局とは、ISO9001を取得した組織の中にある、ISO9001の更新に関する業務を担っている部署のことです。
組織が提供している製品やサービスの品質管理指針であるマネジメントシステムの構築・維持の補助をして、ISO9001が要求するマネジメントシステムに組織が適合できるよう調整するのが、ISO9001事務局の主な仕事。
ほかにもISO9001の取得を検討している組織が、取得に向けて必要事項を把握するためにISO9001事務局を設置するケースもあります。
また、組織によってはISO9001の取得に関連する業務を外注している場合もあり、ISO9001事務局のメンバーとして外注した会社のスタッフが組み込まれているケースもあります。
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ISO9001事務局は必要じゃない？
2008年版まではISO9001の責任者を配置する義務がありましたが、現在は廃止されています。
またISO9001の責任者を本業と合わせて兼任しているケースも多く、ISO9001事務局を配置していなくてもISO9001を取得することはできます。
製品やサービスを展開するうえで、組織の中では業務における責任権限は明確に定められ、組織内で管理する範囲をそれぞれ分担しておく必要があります。
ISO9001事務局を必ず設置していなくても、ISO9001に必要とされる業務があるため、ISO9001事務局を設置しない場合は、ISO9001に関連する業務に対応する従業員が必要になることを考慮しておきましょう。
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主な仕事①：審査に必要な書類の準備、外部審査時の対応
主な仕事②：内部監査の計画と実施
内部監査を実施することで、導入しているISO9001が組織としての品質マネジメントシステムとしてうまく活用できているのかを確認でき、改善点を見つけ出すことができます。
実務に携わっている従業員からの視点ではなく、ISO9001事務局としての視点から監査を実施することで、組織の品質マネジメントシステムを客観的に審査することが求められています。
主な仕事③：手順書の作成と各部署への配布
業務の実施方法を統一させることも、ISO9001の品質マネジメントシステムにおいて重要です。
そのためISO9001事務局では、業務のマニュアルを作成し、各部署への配布も実施します。
内容に変更があった場合の変更も、ISO9001事務局が改正を行います。
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主な仕事④：組織の目標実現に向けた計画の管理
品質や環境に関する目標実現の計画が順調に進んでいるか、進捗状況の管理や、改善がみられない場合の対応などを行います。
品質の維持・向上や環境法規制の調査と適用一覧表を管理し、主に総務部、管理部などの部署が担当するケースが多いです。
それらを統括するのが「事務局の仕事」となります。
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主な仕事⑤：組織への情報共有や教育などの取り仕切り
【補足】ISO事務局の「管理責任者」の役割とは？
ISO（国際標準化機構）事務局における管理責任者は、主に標準化プロセスの管理と運営に関する責任を担う重要な役割です。ISO事務局は各国の標準化機関から構成され、それぞれの国で異なる形で運営されていますが、一般的な役割として以下の点が挙げられます。
- 標準化プロセスの監督：
- 国際標準の策定、改訂、維持に関わるプロセスの監督を行います。
- コミュニケーションと調整：
- 国内外の関係者間でのコミュニケーションや調整を行い、標準化活動の円滑な進行をサポートします。
- 技術委員会のサポート：
- 標準化に関わる技術委員会や作業グループの活動を支援し、必要なリソースを提供します。
- 資料の管理と配布：
- 標準化に関するドキュメントの管理と配布を行い、情報の正確性とアクセシビリティを確保します。
- 品質管理と改善：
- 標準化プロセスの品質を管理し、継続的な改善を推進します。
- ポリシーと手順の策定：
- 標準化活動に関わるポリシーと手順を策定し、適用します。
この役割は、標準化のプロセスを効率的かつ効果的に進めるために、技術的知識とともに優れた管理能力、コミュニケーション能力を必要とします。また、ISOの理念に則った行動と、国際的な協力と調整の精神が求められることもあります。
ISO9001事務局の仕事：まとめ
ISO9001を導入するにあたって、ISO9001事務局がなくても導入は可能であるものの、ISO9001が本来受け持つ業務を本業の業務と平行して受け持つことが求められます。
ISO9001事務局を設置している場合には、内部監査を何度も経験することによって、チェックするポイントがしっかりと把握できるようになり、より精度の高い監査が実施できるようになるという利点があります。
メリット・デメリットをよく確認したうえで、ISO9001事務局が必要かどうかを検討してください。もしISO9001事務局を設置する場合は、管理部門との責任の所在についてよく確認し、双方の管理範囲をきちんと把握しておきましょう。
この記事がISO9001の導入を考えている企業や組織の皆様にとって、参考になる記事であれば幸いです。
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