品質管理の報告では、「何が起きたか」だけでなく「いつ起きたか」を正確に伝えることが非常に重要です。不良がいつ発生したのか、いつ発見されたのか、いつ対策を行うのかを明確にすることで、調査や再発防止がスムーズになります。
英語では、この時間の違いを表すために「時制」を使います。代表的なものは現在、過去、未来、現在完了、過去完了です。
本記事では、品質管理の現場で実際に使える例文を使いながら、これらの時制をやさしく解説します。
この記事を書いた人
所属：QMS認証パートナー専属コンサルタント
年齢：40代
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ISO9001構築で整理しておきたい基本的な視点
ISO9001の構築や運用では、要求事項を理解するだけでなく、それを自社のルールや記録としてどう形にするかが重要になります。規格の意図は分かっていても、文書化や運用方法の判断で迷い、対応が止まってしまうケースも少なくありません。
まずは全体像を整理し、必要な文書や帳票の考え方を把握したうえで、自社に合った形へ段階的に落とし込んでいくことが、無理のないISO9001対応につながります。
この記事の目次
現在形：普段の事実やルールを説明する
現在形は、普段の作業やルール、一般的な事実を説明するときに使います。作業手順書や検査ルールの説明では現在形がよく使われます。「いつも行っていること」「基本的な事実」を表すときに使用します。品質管理では工程の説明や検査方法の説明に頻繁に登場します。
①We inspect all products.
訳）私たちはすべての製品を検査します。
②The machine checks the weight automatically.
訳）その機械は自動で重量を確認します。
③The operator records the inspection result.
訳）作業者は検査結果を記録します。
過去形：すでに起きた問題を報告する
過去形は「すでに起きた出来事」を説明するときに使います。不良の発生やトラブルの報告では、過去形が非常によく使われます。報告書では、いつ何が起きたのかを明確にするため、過去形が基本になります。
①The machine stopped yesterday.
訳）機械は昨日止まりました。
②We found a defect in the process.
訳）私たちは工程内で不良を見つけました。
③The operator corrected the data.
訳）作業者はデータを修正しました。
未来形（will）：これから行う対策を説明する
未来形は、これから行う行動や対策を説明するときに使います。品質トラブルの報告では、「今後何をするか」を示すことが重要です。そのため、willを使った未来表現は非常に多く使われます。
①We will investigate the root cause.
訳）私たちは根本原因を調査します。
②We will send the report tomorrow.
訳）私たちは明日報告書を送ります。
③We will update the work instruction.
訳）私たちは作業手順書を更新します。
現在完了：すでに完了した出来事を伝える
現在完了は「過去に起きて、今も関係がある出来事」を説明するときに使います。品質管理では「すでに対応した」「すでに確認した」という報告でよく使われます。構造は「have / has＋過去分詞」です。
①We have found the cause.
訳）私たちは原因を特定しました。
②The issue has been corrected.
訳）その問題はすでに修正されています。
③We have checked the data.
訳）私たちはデータを確認しました。
現在完了進行形（have been +動詞ing）は「ずっと～している」という意味ですが、品質管理の報告ではあまり使われません。
ずっと～しているのは、品質管理の仕事上ありえません。問題がクローズできないということに陥る場面ではあるかもしれませんが、仕事上よくないことなので。
多くの場合は現在進行形（We are investigating）や現在完了（We have investigated）で十分伝わります。
過去完了：過去の出来事よりさらに前の出来事
過去完了は「過去のある時点より前に起きたこと」を説明します。品質トラブルの調査では、問題が発生する前の状態を説明する場合に使われます。構造は「had＋過去分詞」です。「すでに～した」といった表現でよく使います。
①The machine had stopped before the inspection.
訳）検査の前に機械は止まっていました。
②The operator had recorded the result.
訳）作業者はすでに結果を記録していました。
③The defect had occurred earlier.
訳）その不良はすでに発生していました。
品質管理で特に重要な時制
品質管理の現場では、すべての時制を同じ頻度で使うわけではありません。特によく使うのは次の3つです。
・過去形（問題の報告）
・現在完了（対応の完了）
・未来形（対策の説明）
この3つを正しく使えるようになると、英文報告書はかなり書きやすくなります。
①We found the defect yesterday.
訳）私たちは昨日不良を見つけました。
②We have corrected the problem.
訳）私たちは問題を修正しました。
③We will prevent this issue in the future.
訳）私たちは今後この問題を防止します。
まとめ：時制を使い分けると報告が伝わる
品質管理の英語では、何が起きたかだけでなく「いつ起きたのか」を正しく伝えることが重要です。現在形はルール、過去形は発生した問題、未来形は対策、現在完了は対応完了、過去完了は問題より前の出来事を説明します。
この違いを理解することで、英文報告書や海外顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。例文を繰り返し読んで、時制の使い方を体で覚えていきましょう。
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