製造業における取引では、部品や原材料の品質を安定的に確保するために、サプライヤーと顧客の間で「品質保証協定書」を取り交わすことが一般的です。
品質保証協定書とは、製品の品質目標や検査方法、不良発生時の対応、工程監査や変更管理の手順などを明確に定め、取引の信頼性を高めるための重要な契約書です。特にISO9001やIATF16949を認証している企業では、サプライヤー管理の証拠として協定書の存在が監査で確認されることも多く、単なる形式的な書類ではなく、企業間の品質責任を整理する実務文書として欠かせません。
本記事では、これらの契約書の違いや、品質保証協定書に盛り込むべき条項、監査で指摘されない作り方のポイント、サプライヤー管理での活用方法について詳しく解説します。
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この記事の目次
品質保証協定書とは？製造業での役割と必要性
品質保証協定書とは、製造業におけるサプライヤーと顧客の間で、製品や部品の品質に関する取り決めを明確にした契約書です。製品の品質目標や検査方法、不良品発生時の対応、工程監査や変更管理の手順などを定め、取引の信頼性を確保します。
特にISO9001やIATF16949を取得している企業では、サプライヤー管理の証拠として協定書の存在が監査時に求められることが多く、単なる形式的な書類ではなく、企業間での責任範囲を整理し、トラブルを防止するために欠かせない文書といえます。
品質保証協定書と混同しやすい契約書一覧
品質保証協定書と似た役割を持つ文書は複数あり、用途や業界によって呼び方が異なります。代表的なものは次の6種類です。
-
品質基本契約書（Quality Basic Agreement）
品質保証協定書とほぼ同義で使われることもあります。長期取引を前提に、品質・納期・変更管理・監査対応など包括的なルールを定め、サプライヤー全体の取引ルールを規定します。 -
取引基本契約書（Basic Transaction Agreement）＋品質付帯条項
一般的な売買契約に品質保証の特約条項を加えた形式です。品質協定書を別途交わさず、契約書内で品質要件をカバーします。 -
品質管理協定書（Quality Control Agreement）
工程監視や検査方法、文書管理、変更承認手順など、工程面を重視した協定で、自動車業界や医療機器業界などリスクの高い分野で用いられます。 -
技術契約書（Technical Agreement）
医薬品・化粧品・食品業界で多用されます。製造条件や品質試験、記録の扱いを明記し、GMP（医薬品適正製造基準）など法規制への適合も含みます。 -
サプライヤー行動規範（Supplier Code of Conduct）＋品質管理規定
人権・環境・品質などCSRや規制遵守をまとめた文書で、取引条件として契約化されることが多く、品質保証協定書の補足として扱われます。 -
品質保証覚書（Memorandum for Quality Assurance）
正式契約ではなく、試作フェーズや限定的な取引で品質条件を確認するための覚書として活用されます。
品質保証協定書と品質基本契約書・技術契約書の違い
品質保証協定書は、サプライヤーと顧客間で製品や部品の品質条件を中心に定める契約で、特定の製品や取引を対象にする場合が多いのが特徴です。
一方、品質基本契約書は長期的な取引全体を対象とし、品質だけでなく納期や変更管理、監査対応などを包括的に取り決めます。
また、技術契約書は主に医薬品や食品など規制産業で使用され、製造条件や品質試験の詳細、記録管理、法規制適合を中心に記載される点で異なります。
これらの契約は目的や適用範囲が異なるため、併用されるケースも多く、監査対応や取引の性質に応じて適切に選択することが求められます。
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品質保証協定書に盛り込むべき主な条項
品質保証協定書を作成する際には、製造業の取引特性に応じた条項を明確にすることが重要です。代表的な項目として、不良率やCpkなどの品質目標、出荷・受入検査の頻度や試験方法、顧客による工程監査や工場訪問の権利、不良発生時の報告や是正対応の期限、費用負担の取り決めが挙げられます。
また、製造工程や部材の変更時には事前承認を義務付ける変更管理、トレーサビリティを確保するための記録保持期間も必須です。これらを具体的に明記することで、監査での指摘防止や取引上のトラブル回避につながり、双方の信頼関係を維持できます。
| 条項名 | 内容のポイント |
|---|---|
| 品質目標 | 不良率や工程能力指数（Cpk）など、具体的な品質指標を数値で設定する。 |
| 検査・試験方法 | 出荷検査・受入検査の頻度、試験方法、合否判定基準を明記する。 |
| 工程監査・工場訪問 | 顧客が工程監査や現場訪問を行う権利や実施頻度を規定する。 |
| 不良品発生時の対応 | 報告期限、是正措置の実施期限、費用負担や再発防止策を取り決める。 |
| 変更管理 | 製造工程や部材、仕様の変更時に事前承認を義務付ける手順を定める。 |
| 記録保持期間 | 製造記録や検査記録の保存年限と、監査時の提示方法を決める。 |
監査でも役立つ：品質保証協定書の作り方
品質保証協定書を監査対応として有効に機能させるには、ISO9001やIATF16949の要求事項を踏まえた記載が欠かせません。まず、品質目標や検査基準を定量的に示し、監査時に証拠として提示できる状態にすることが重要です。さらに、工程変更や仕様変更の承認プロセス、不良品対応の期限、記録の保存期間と管理責任者を明確に規定しておく必要があります。
既存のひな形を流用する場合でも、自社の実情や監査基準に合致しているかを確認し、条項の不備がないように調整することで、監査での指摘リスクを大幅に低減できます。
品質保証協定書を活用したサプライヤー管理の実務ポイント
品質保証協定書は、単なる契約書として保管するだけでは効果を発揮しません。サプライヤー評価や監査と連携し、協定書の条項を基準として定期的にパフォーマンスを確認することが重要です。
例えば、不良率や納期遵守率を四半期ごとに評価し、基準を下回る場合には改善計画の提出を求めることで、品質向上を継続的に推進できます。また、協定書に基づく工程監査を実施し、改善指導とフォローアップを行うことで、取引先との信頼関係を深め、長期的な安定供給につなげられます。
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まとめ
品質保証協定書は、製造業におけるサプライヤーとの信頼関係を維持し、品質リスクを防ぐための重要な文書であることは間違いありません。品質基本契約書や技術契約書と併用しつつ、品質目標や検査方法・変更管理などを明確にすることで、監査対応やトラブル防止に大きく貢献してくれます。
しかし、自社の実情やISO9001・IATF16949の基準に合わせた作成が不十分だと、監査での指摘や品質問題の原因となることもあります。
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