【緊急告知】2024年QMS構築企業様向け!大感謝SALE開催

IATF16949&ISO9001認証パートナーSALE

ISO9001の内部監査は超重要!理由をわかりやすく解説

ISO9001の内部監査は会社のマネジメントシステム(組織の目標達成を可能にするために組織を管理するための仕組みのこと)における問題点を抽出し、改善を行い、結果が反映されているかの確認までを行う事が求められます。そのためには会社内に監査を行う人つまり内部監査員を設け、自社の組織で監査を行う必要があり、そのことを内部監査といいます。それでは、内部監査の重要事項について詳しくみていきましょう。

IATF16949/ISO9001/VDA6.3

コンサルティングではない!新しいサービスとは?
ISO9001_IATF16949_VDA6.3_販売中ノウハウ

 

ISO9001の内部監査の目的とは?

ISO9001の内部監査が重要な理由解説

ISO9001の内部監査は、顧客満足の向上や会社の目的(事業目標)に対して品質マネジメントシステムが適切に運用されているかどうかを判断することが目的です。

定期的に内部監査を実施して、マネジメントシステムの適合性と有効性について評価することが重要です。

内部監査の重要ポイント
①会社の品質マネジメントシステムがISO9001の要求事項(ISOの認証は国際的に統一された基準で各業務をマネジメントしていることを証明するもの)に適合して作られているかの適合性
②作った品質マネジメントシステムが正しく運用されているかどうかの運用性
③マネジメントシステムが実際に効果があるものかを確認する有効性

この3つが内部監査のポイントとなります。

ISO9001の内部監査の流れ

ISO9001の内部監査が重要な理由を解説

内部監査には「お作法」といわれる、内部監査のスタートからクローズまで決められたルールがあります。そのルールに基づいて行うことが内部監査です。

外部研修機関などで「内部監査員養成講座」を受けた方は、ISO19011に基づいた内部監査の手法を教えてもらったと思います。

その手法に基づいて内部監査を実施することがポイントです。

関連記事:ISO19011とは?

手順①:内部監査員が規定・マニュアルなどのルールをチェック!

ここでは、マニュアルや手順が規格要求事項を遵守して作られているか(適合性)やマニュアル通りに実行されているか(運用性)をチェックします。

ISO9001の要求事項に対応する仕組みが品質マニュアルに書かれ、その詳細が規定に落とし込まれている場合などは、そのルールに基づききちんとできているかが内部監査の重要ポイントです。

内部監査の際にそのルールについて質問しエビデンス(証拠)が提示できるかがポイントです。

監査をするためには、監査チェックシートを作成し、チェックシートに基づき監査します。

チェックシートの作成は、内部監査員の力量で大きく変化することが多いので、監査リーダーや事務局でチェックシートのドラフトができたら新米内部監査員の方のチェックシートは確認するようにしましょう!

関連記事:内部監査チェックシートの作成のコツ

手順②:監査当日はチェックシートに基づき現場責任者などに質問

チェックシートが作成できたら、内部監査の日程を監査対象プロセスの責任者と調整します。

この日程調整は「内部監査事前会議」として内部監査員と被監査者(監査を受ける側)の間で打ち合わせを実施します。

内部監査を行う前にこの会議を必ず行うことが非常に重要です。この会議の中では、以下の内容を監査員と被監査者の間で合意する大事な機会です。

内部監査事前会議
①監査日程の確定
②監査の目的
③監査時のルール
④監査クローズまでの期間
など

内部監査というのは、場合によってはもめることがあります。

監査が滞りなく進めるためには、事前にルールを説明し、内部監査メンバーと合意しておくことがコツです。これをやっておかないと内部監査が進められず確認したい項目が時間内に終わらないことも考えられます。

手順③:監査内で結果を評価する

監査を進めながら、「不適合」「軽微な不適合」「改善の機会」がないかをチェックしていきます。

よくありがちなのが立派なシステムやマニュアルを作ったけどきちんと運用できていないパターンです。

うまく運用されていなかったり何の効果も出ないようなものであれば役に立たないので不適合ということになります。

また運用面で不十分な箇所があれば「軽微な不適合」として是正を依頼しましょう。

運用はできているけど「もっとよくなる」という点があれば改善の機会として取り組んでもらいようにしてください。

また内部監査で大事なのは、指摘事項は監査の中で明確に指摘してください。監査終了後に指摘することはNGです。この点もISO19011できちんと書かれていますので、それに従いましょう。

今の運用に効率化できる点がないか確認し、業務上の問題点を抽出、想定されるリスクがないかどうかリスクマネジメントの観らもきちんと内部査することで品質マネジメントシステムが効果的になります。

手順④:指摘事項をまとめて是正処置の依頼

内部監査が終了したら必ず監査の結果を伝えてください。特にどの内容が指摘事項で、「不適合」「軽微な不適合」「改善の機会」のどれに該当するのかを明確に説明しましょう。

その際は、ISO9001の要求事項のどの部分が不適合なのかを被監査者に伝えることが内部監査員には求められます。そのため、内部監査員はだれでもなれるわけではなく、「所定のプログラムを終了した方」でなくてはなりません。

多くの場合は、監査員養成講座などを終了した監査員で、その証明は修了証という形で力量を証明します。ただしこれはあくまでも「証書をもらった」なので、力量アップを内部監査を通じて行う必要があります。

内部監査員の力量アップは、社内教育推進の計画に入れ、毎年再評価することがおすすめです。

関連記事

手順⑤:是正した内容が適切かどうかフォロー

内部監査終了後は、「内部監査指摘事項報告書」などを作成して、各プロセス責任者に通知します。

この通知の内容は、ISO19011の要求事項に従い作成することで対応することができます。

関連記事:ISO19011とは?

マニュアルが使いやすく効果がでるものになるように有効性を確認、指導します。「マニュアルやルールが本当に役立つのか」「他に何か方法はないか」を確認し、「どこに問題があるのか」「その問題点を改善するにはどうすればいいのか」という具体的な答えを引き出すまでが内部監査員の役目です。

ただ監査して指摘することが重要ではなく、品質マネジメントシステムが正しく運用できるように是正してもらうことが重要です。

ISO9001が正しく運用できている会社とそうでない会社の大きな違いは「内部監査」にあります。

僕は多くの仕入先を監査していますが、内部監査の結果に大きな差があります。内部監査がきちんと機能している会社は不具合流出も少ないですし、万が一不具合が出ても対応が非常に早く、対応もよいです。

監査は自社の為・顧客の為2つの観点からきちんと内部監査を行うことが非常に重要であることを覚えておきましょう!

コンサルティングではない!新しいサービスとは?
ISO9001_IATF16949_VDA6.3_販売中ノウハウ

ISO9001の内部監査員に求められる力量

内部監査員の力量を確認する三人

前述にて少し話しましたが、監査員は「マニュアルに沿ってしっかり審査することができ、なおかつ柔軟に対応出来る」ことがとても重要になってきます。

不備があれば論理的な説明を行い、訂正や起案ができる知性、様々な仕様に対する洞察力や行動力。前向きに何事も捉えられる精神力等。求められるものはとても多いです。

しかしその分とてもやりがいのある仕事で、チャレンジ精神のある人にはとても向いている業務でしょう。常に最善の状態を見つけ出し、その形にむけて日々行動し、確立させる。内部監査員はとても大切でとてもやりがいのある業務です。

監査員に必要な力量は、ISO9001の要求事項の理解、ISO19011の監査手法の理解は当然ながら、監査員としての資質も必要です。

上から目線の監査員の方がいますが、それは適切では有りません。あくまでも監査員として論理的に説明していくことが問われるので、事務局を中心に監査員教育を行っていくようにしましょう!

ISO9001の内部監査は甘い評価にしないのがコツ!

ISO9001の内部監査実施中

監査では公平性を保つように注意しましょう。

監査員を選出する際に同プレスの監査員例えば、製品設計プロセスなら技術部門の監査員を選出してしまうと、内部監査を実施する際に評価が甘くなりがちです。

社内で内部監査を実施する目的について共有し、適切に監査が実施できる環境づくりが大切です。

この環境づくりは事務局を中心に行うとともに、トップマネジメント(経営層)の理解も必要です。

また、監査では監査用チェックリストを利用して監査を進めることが多く、このリストや監査内容が形式的になり、毎年同じ内容になるなど監査内容がマンネリ化してしまうこともあります

このチェックリストの使い回しを行うと、厳しい審査機関だと指摘されることがあります。

前年とは違う視点でチェックリストを作成することでマンネリ化防止が可能になります。慣れてきたら、監査メンバーで一からチェックリストを作成するように変更することも有効です。

また過去の改善事項を継続して行うことも目的達成には重要になってきます。

改善効果を再確認し、過去の改善に向けた取り組みを日常業務に取り入れることで風化を防止できます。

監査を改善の機会とし、よりよいマネジメントシステムを作っていくことで目的が達成でき、会社の社会的信頼性の向上、業務の効率化につながります。

ISO9001の内部監査が重要な理由:まとめ

プロセス責任者に質問する女性

ISO9001は業務をシステム化して適切に品質マネジメントするための仕組みです。

そのために多くの要求事項が定められており、目的別の要求事項、品質マネジメントシステムの枠組みなどを示しています。

内部監査を行う際はこのISO19011の規定に業務内容(査の手法)が正しく定義されており、その手法に従い運用されているかという適合性と、業務の目的に沿っているかどうかという運用性を確認します。

内部監査は社内で決めた組織の運用を徹底し、非効率的な業務を改善させる良い機会といえるでしょう。

改善すべき点の抽出や問題点を明確化し、必要な是正を行い、より良い品質マネジメントシステム作りが重要です。

それではまた。

おすすめ外部記事

工場の転職で使える志望動機の作り方

コンサルティングではない!新感覚のサービスとは?

おすすめの記事