IATF16949は、自動車製造業界の品質管理システムのための国際規格であり、ISO 9001に基づいています。この規格による審査では、各種のプロセス、システム、および記録の適合性が確認されます。今回は、IATF16949の審査で確認される主な記録類とその概要について見ていきましょう。
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この記事の目次
IATF16949審査の必須記録類６点
IATF16949は、構築にも時間がかかるうえに、いざ審査を受けると様々な指摘を受けることがほとんどです。その際に審査員の方が厳しく確認する点は、大きく分けて6つの視点で確認されるので、次に一つずつ解説していきます。
①品質マネジメントシステム（QMS）に必要な文書類（帳票など）のまとめ
IATFでは、各要求事項に対してどの手順書（規定・手順書など）で対応しているのかそして、どの帳票に記録を残しているのかが審査のポイントになります。
| 【超重要文書】
例えば、QMSマニュアル、品質方針、品質目標、各種作業手順書、ルール化された規定、作業指示書などがあげられます。 |
これらの文書は、組織の品質マネジメントシステムがIATFの要求事項を満たしていることを示すためのものですので、各プロセス内でQMS文書体系表を準備し、すぐに取り出せて説明できることが求められます！
「すぐ出せない＝やっていない」と判断されないように、予行練習なども効果的ですね。
関連要求事項
②帳票に記載した実施記録の証拠
IATF16949の審査員の方は、組織のトップマネジメント及び、現場で定期的にQMSの有効性と適応性を評価するためのレビューの記録を検証します。これは、組織がその品質目標に対して継続的に改善を追求していることを証明するものです。
特に指摘が多いのが、自社のルールを品質マニュアルや規定に落とし込まれているはずなのに守られていないことによる指摘です。
IATF16949とISO9001では取得の難易度が大きく異なるので、IATF16949の審査で必ず確認される記録類のフォーマットを作った後は、それらを運用した記録を残すようにしてください。
関連要求事項
③内部監査の記録と是正処置の有効性
内部監査の結果とそのフォローアップアクションの記録は、組織が自己評価と改善のプロセスを適切に行っていることを示します。IATF16949の内部監査については、厳格な要求事項がある為、それらに基づいた内部監査記録及びフォローアップとその是正に関する有効性について確認されます。
IATF16949の審査で必ず確認される記録類なので、しっかり運用してくださいね！
IATF16949が要求する内部監査は、品質マネジメントシステム監査・製造工程監査・製品監査の3つが要求されているので、その記録を確実に保持すること及び、第二者監査の記録・外部審査機関の記録も確認されます。
特に、帳票の中に要求事項がきちんと網羅されていることが確認されるので注意してください。
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④不適合と是正処置の記録
組織が不適合製品を適切に管理し、是正処置を実施してその再発を防ぐためのプロセスが確立されていることを示す記録です。IATF16949では、リスク管理を徹底すると伴に、発生した場合の処置が非常に重要です。
万が一にも顧客へ流出する可能性が残っている場合また、要求事項に定められた内容を徹底して実施されていない場合、不適合の指摘を受けることがほとんどです。
その為、審査員の方は厳しく処置記録を確認します。IATF16949の審査で必ず確認される記録類と認識し、構築段階でそのルールを社内浸透させることが求められます。
特に、外部からのクレームからの処理及び、社内異常・不適合からの処理そして、その対策として発生した変更についてのQC工程図・FMEAの変更要否が確認されるので要注意です！
⑤顧客満足度とフィードバックの記録
簡単にいうと組織が顧客のニーズと期待を理解し、それに対応するための努力を行っていることを示す記録です。
一般的に「顧客満足度調査記録」などにように呼称することもあるのですが、重要なことは顧客の思っていることを的確に把握し、組織にインプットできているかです。
また、その結果を利用してさらなら顧客満足が追求されていることも確認されるので、一年間の運用実績の中で、しっかり調査をするようにしてください。
IATF16949の審査で必ず確認される記録類のフォーマットを作成することで、各営業担当者でも偏りなくデータ収集ができるようになると思います。
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⑥プロセス検証の記録
プロダクトデザインと開発プロセス、生産プロセスなどの重要なプロセスの検証の記録が必要とされます。いわゆるコアツールの記録です。
これには、FMEA（Failure Mode and Effects Analysis：故障モードと影響分析）やPPAP（Production Part Approval Process：生産部品承認プロセス）などの特定の工程や部品の資料が含まれます。
これらの記録は、組織がIATF16949の要求事項を遵守し、その品質管理システムが効果的に機能していることを証明するための重要な証拠となります。
特に、PPAP資料については18個の重要書類があるので、IATFの審査で必ず確認される記録類となっているので、どれが貴社に当てはまる資料なのかをしっかり確認してください。
IATF16949の審査で記録の不備が見つかったら？
IATFの審査で記録に不備があると、不適合（Non-Conformity）と評価される可能性があります。不適合は大きく「重大な不適合（Major Non-Conformity）」と「軽微な不適合（Minor Non-Conformity）」に分けられます。
- 重大な不適合（メジャー不適合）: QMSの効果に対して重大な影響を及ぼす、または法的な要求事項に違反するような不適合です。この場合、組織はその不適合を是正するための計画を立て、その実行と結果を審査員に報告しなければなりません。さらに、修正がなされなければ、認証を取り消される可能性があります。
- 軽微な不適合（マイナー不適合）: QMSの効果に対して直接的な影響は少ないが、継続的に改善が必要な問題です。これも同様に是正処置をとる必要がありますが、通常は認証の取り消しにはつながりません。
必ず見られる書類＠IATF16949：まとめ
いずれの不適合であっても、是正処置は組織の品質マネジメントシステムの継続的な改善を目指すための重要な一部です。不適合が見つかった場合でも、それは組織にとって品質を向上させるための機会であると考えるべきです。
組織はその不適合を解析し、根本原因を特定し、適切な是正処置を実施して、その問題が再発しないようにする必要があります。しっかり是正し、今後のQMS改善に取り組んでいきましょう！
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