ISO9001の更新審査を初めて受ける時は非常に不安で緊張しますが、何年も審査を経験していくことで、どのような内容を審査員から聞かれ、どのような証拠を要求されるのかがわかってくるので、回数を重ねることで対応方法のコツが身についてきます。
審査員は組織の品質マネジメントシステムに対して、さまざまな角度からインタビューを行ったり、組織の活動を観察したり、文書や記録類を確認したりすることによって、品質マネジメントシステムの適合性・有効性を判断します。今回の記事は、更新審査に合格するコツについて詳しく解説します。
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目次
ISO9001更新審査に対する心構え
ISO9001の更新審査は、募集人数に定員を設け、試験の得点が高い人材から採用していく入学試験や就職試験と違い、定員を設けずに得点をマークできた人材を選抜していく、資格試験に近いシステムになっています。
入学試験や就職試験のようにふるいにかけるための試験ではありません。
また、ISO9001の更新審査では審査終了後にどの部分が不適合であったかがすぐにわかり、その後2週間から3週間ほどの間に指摘された箇所を改善するための期間が設けられます。
更新審査を乗り切るコツは、不適合があっても対応することができれば、審査はパスすることができるのです。
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ISO9001更新審査に必要な準備
ISO9001の更新審査を円滑に進めるためには、品質マネジメントシステムに関連する資料や証拠の準備が非常に重要です。品質マネジメントシステムのマニュアルや、手順書や規定類など、組織が規定に基づいて業務を遂行したことを証明する資料をしっかりと整理しておく必要があります。
これらの書類やデータは、審査中に審査員から求められた際、10分以内に提示できるよう、適切な場所に保管しておくことが求められます。具体的には、紙媒体であれば書棚に整理し、電子データであればパソコンやクラウドに保存するなど、即座にアクセスできる状態を整えておくことが重要です。
事前に、品質マネジメントシステムに関する情報を整理しておくことで、審査がスムーズに進行し、組織がISO9001の要求事項に従って運営されていることを効果的に証明することができます。
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ISO9001更新審査時の指摘に対する心構え
審査では多かれ少なかれ指摘は受けるもの！
ISO9001の更新審査は、「軽微な不適合」もしくは「重大な不適合」の指摘を受けなければ認証されます。
指摘があったとしても、1か月程度の期間以内に、指摘された箇所への対処や原因の把握、再発を防ぐための施策を実施後、適切な対応ができていると審査員が確認することができれば認証されます。
「重大な不適合」があった場合は、再度現地で「フォローアップ審査」を実施することもありますが、これは審査1回のプロセスの一部であり、「再審査」とは異なります。
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不適合の指摘＝審査に通らないではない！
不適合が出ると審査に通らないというわけではなく、不適合が出ても対応することができれば審査をパスし、認証登録が可能になるのです。
改善のためのアドバイスを受ける、という気持ちで臨むのが、更新審査をパスするコツです。
審査員は、自身の経験や幅広い知識から現場を判断し、不適切な箇所があれば指摘することで正しい方向に導いてくれるので、組織の品質マネジメントシステムがより良いものになるよう指導していただくという心構えで更新審査を受けるといいでしょう。
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審査で不満に思ったことは審査員に確認しよう！
審査員からの指摘を受け入れることは大切ですが、何も考えずにむやみに受け入れるのはNGです。指摘された内容を審査員に納得ができるように説明してもらったうえで受け入れることが重要となります。
例えば、組織の品質マネジメントシステムに「規定により○○の処理をしなければならない。」と制定されていいるものの、確認した「●年●月●日の記録では○○の処理が確認できない。」となった場合は、規定により「処理すること」が「処理されていないため不適合である。」のような指摘をされることがあります。
この時に「処理していない」から「処理する」と対応し、指摘された箇所への対処や原因の把握、再発を防ぐための施策を実施したことが確認できる「是正報告書」を書くことができれば問題ありません。
「処理していない」から「処理する」の部分は指摘された内容を把握し、よく理解したうえで是正を証明することが、不適合を解消するためのコツです。
指摘された内容の改善策を実施したことを証明することがISO9001更新審査では重要です。もし指摘された内容が理解できなければ、わかるまで審査員に質問して、わからない部分を残さないようにしましょう。
ISO9001の更新審査に合格するコツ：まとめ
ISO9001更新審査を乗り切るコツは、組織の品質マネジメントシステムを改善するために、審査を通してアドバイスをいただくという心構えで受けることが大切です。
そのアドバイスをもとに品質マネジメントシステムをアップデートすることで、より良い品質管理を目指していくことができるでしょう。
この記事がISO9001の導入を考えている企業や組織の皆様にとって、参考になる記事であれば幸いです。
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