メールマガジンバックナンバー：第2回目コラム_サプライヤー監査で騙されない方法
2024年9月23日公開
※一部の文面はリライトしています。
ISO9001/IATF16949/VDA6.3のどの規格でもサプライヤー監査（第二者監査・仕入先監査ともいう）の実施について求められている（ISO9001では必須ではない）のですが、監査を実施してもその仕入先が本当のことを言っているかわからなくて悩むことはありませんか？そんなときに大事な見るポイントについてご紹介いたします。
今後の皆様の会社でお役に立てれば幸いです。
この記事の目次
「仕入先を監査する」のは意外と難しい
品質マネジメントシステムの規格（例えばISO 9001など）に基づいて仕入先を監査している際に、「仕入先が不正確な情報や嘘のデータを提供している可能性があるのでは？」と疑いたくなることってありませんか？
少なくとも私は多々あります。
仕入先の気持ちとしては、「サプライヤー監査で点数が悪いと新規取引に影響する」と思うので、監査実施前に嘘のデータを準備してしまう気持ちは痛いほどよくわかります。
しかし、それを見抜けなければ監査を実施しても本当の意味での正確な評価はできません。また、それを見抜く力がないと監査員としては失格です。
仕入先監査評価結果と取引後の結果との差異で大問題に！
若い時の私は、監査をした会社にA判定を出したのですが、その後不良が多発しました。現場に行くと監査で見た資料と全く異なる方法で運用されるなどとんでもないことが起き、会社に迷惑をかけてしまった経験があります。
そのようなことが無いように、サプライヤー監査では仕入先がきちんと対応していることを見抜くことも非常に大事になります。
そのためには、以下のような資料の確認や質問が有効です。
仕入先の真実を見抜く！有効な質問とは？
●過去のサプライヤー監査報告書を見せてください
・過去の問題点や改善策が記載されているか、それに対する進捗状況を確認。
・証拠資料はその時の是正資料ではなく、具体的に日付を指定して提示してもらう。
●生産・品質管理記録を見せてください
・生産スケジュール、品質検査記録、不良品の記録など
・実際の生産活動と品質管理活動が計画通りに行われているかを確認。
・生産計画から具体的な日付を指定して記録を見せてもらう。
●校正・検証記録を見せてください
・測定器具や検査設備が定期的に校正されているか。
・その精度が保たれているかの記録を確認
・最終検査に使用される測定機器の記録を確認することがおすすめです。
●トレーサビリティ記録を見せてください
・原材料の入荷から製品の出荷に至るまでの流れを追跡できる記録があるか。
・実際の生産量や品質が記録と一致するかを確認。
・過去にクレームを出していたら、その日の記録で確認することがおすすめ。
●顧客苦情と対応記録を見せてください
・貴社からの苦情やフィードバックがどのように処理されているか。
・その対応策が効果的かを確認。
・その有効性は、直近の生産データから確認してください。
ISO9001・IATF16949・VDA6.3は、条文の理解と「自社業務への落とし込み」は別物です。文書化や運用判断で生じる迷いを、内部監査・仕入先監査の抱負な実務経験をもつ立場から個別に整理することが可能です！
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★具体的な質問のポイント
具体的な事例に基づいた質問として「この期間にこの製品の不良率が急増しましたが、原因と対策は何でしたか？」のように、具体的なデータや事例に基づいて質問します。
一つの答えに対してさらに深掘りするため、「なぜ？」と繰り返し質問します。これにより、表面的な回答ではなく、根本的な原因やプロセスを理解することができます。
提供されたデータや記録に矛盾点がないか注意深く確認し、見つかった場合はそれについて質問します。
大抵監査ではよく理解している管理職の方が説明してくれますが、管理職だけでなく、現場の従業員にもインタビューを行うことで、実際の作業プロセスや品質意識など、現場の生の声を聞くことができます。
これらの資料の確認や質問により、仕入先が提供する情報の真偽を見極めることができます。また、仕入先に対して透明性と正直さを期待する姿勢を明確に示すことも重要です。
これは、長期的な関係性の構築において信頼を築く上で不可欠ですので是非参考にしてみてくださいね！
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まとめ
この記事では、サプライヤー監査において仕入先の情報の信頼性を確認する方法を解説しています。
ISO9001やIATF16949などの品質管理規格では監査の重要性が強調されていますが、虚偽データに騙されないためには、実際の記録やデータを徹底的に検証する必要があります。
具体的には、過去の監査報告や品質管理記録、校正・検証記録、トレーサビリティ、苦情対応記録を確認し、日付指定で証拠を求めることが有効です。また、データの矛盾点を指摘し、「なぜ？」を繰り返して深掘りする質問テクニックも紹介しています。
現場従業員へのヒアリングも加え、監査の透明性を高め、仕入先との信頼関係を築くための実践的なアプローチも有効なので、是非試してみてくださいね！
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IATF16949・ISO9001・VDA6.3は、要求事項を理解するだけでなく、現場で説明できる仕組みにすることが重要です。判断に迷う部分は個別相談で、資料を整えたい場合は教材・サンプルをご活用ください。
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