メールマガジンバックナンバー：第1回目コラム_なぜ内部監査が必要なのか
2024年8月26日公開
※一部の文面はリライトしています。
ISO9001/IATF16949/VDA6.3のどの規格でも必ず内部監査の要求がありますよね？めんどくさいイベントであることは間違いないのですが、しかしこの内部監査は要求事項にはない重要な意味が隠されているので、その内容を紹介していきます。
今後の皆様の会社でお役に立てれば幸いです。
この記事の目次
品質マネジメントシステム（QMS）における内部監査の意義
品質マネジメントシステム（QMS）における内部監査は、組織がその品質マネジメントシステムがISO9001などの国際標準に準拠していることを保証する重要なプロセスです。
内部監査は、プロセス、製品、サービスが組織の品質要件に適合しているかどうかを評価する自己検証手段として機能します。
このプロセスにお客様や審査機関の視点を取り入れることができるかどうかがマンネリ化したQMSの維持から抜け出すことができるかどうかの境目といえます。
お客様は貴社に「何を期待」していますか？
まず第一に重要なのがお客様の期待を理解し、それに応えることが品質マネジメントシステムの基本であることを社内全体の共通認識にすることです。
内部監査をお客様の視点で行うことにより、顧客満足度を向上させる機会が得られます。
顧客満足が上昇すると新たな案件へ繋がったり、新製品導入の際にいち早くお声をかけていただくことに繋がるので、そのためにもお客様の視点に立って内部監査を行うことが重要です。
筆者の私自身も多くの協力会社様・仕入先様を監査させていただきましたが、ほとんどの企業が「内部監査を顧客視点」で行わず、「自社の都合」を優先しています。その結果、品質マネジメントシステムを有効的に活用せず、「認証目的」だけの為だけに行う「お金のムダ」がとても多く見受けられました。
お客様からのクレームの前に処置ができるようになる
第二に重要なのが、お客様の目線で監査を行うことで、見逃されがちな問題やリスクを早期に識別し改善に繋げることができるので、結果的に顧客満足度が上昇していくことに繋がります。
皆さんの会社もそうだと思いますが、使用時に納入品に不具合が発生してしまうとその協力会社さんや仕入先様に対する印象はとても悪くなりますよね？
だからこそクレームが発生しないように問題点が無いかを内部監査で確認することは、顧客への安心感を持たせることに直結するイベントといっても過言ではありません。
ISO9001・IATF16949・VDA6.3は、条文の理解と「自社業務への落とし込み」は別物です。文書化や運用判断で生じる迷いを、内部監査・仕入先監査の抱負な実務経験をもつ立場から個別に整理することが可能です！
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審査機関は敵ではない！
また、審査機関は組織が国際標準や法規制に準拠しているかを評価してくれます。「どんなところが審査機関が気になる点なのか」その視点で内部監査を行うことも、顧客の外部監査（第二者監査・仕入先監査）において問題が発生する可能性を減らしてくれることは間違いありません。
貴社のお客様に代わって監査をしてくれる
審査機関による外部監査も結局のところ、貴社のお客様に代わって監査をしてくれるという点では非常に大事なイベントであると認識すれば、指摘内容について真摯に受け止めることができると思います。
是正・改善の機会に取り組むことができるというのは、お客様からのクレーム防止に繋がるという考えを社内で定着させることが非常に重要になります。
内部監査が毎年行われることはわかっていてもその準備や当日の対応というのは面倒であることは間違いありません。日々の業務に追われているのに、その時間を割いて対応するので余計内部監査で指摘されると「イラ」っとします。しかし、本来のQMSの目的は顧客満足度の向上であり、それらを追求しなければいずれ顧客は「不満」に思います。だからこそ、顧客目線での内部監査はしっかり対応しておくことがポイントになります。
システム全体を見直す機会に繋がる
審査機関の視点から内部監査を行うことは、組織のプロセスとシステムを連続的に改善するための機会を提供してくれています。
審査機関が指摘してくれていることはリスクについてであるため、システム的なリスクの解消することで、更なる改善へと繋がりより効果的なQMSの運用が可能になります。
内部監査の活用は「組織文化の改革」が必要
結論として、内部監査は単に規制や標準に準拠しているかを確認する単純なイベントで終わるかどうかは、貴社組織の文化で大きく変わってしまうということです。
「内部監査は顧客監査の代行行為」という認識が組織で強くなると、組織が顧客の期待を超える品質を提供し、その品質マネジメントシステムが常に改善されていくことに繋がります。
お客様や審査機関の視点を取り入れることにより、組織は自らのプロセスとサービスの質を高め、競争上の優位性を確保することができるので、是非取り組んでみてはいかがでしょうか？
弊社では、効率よく内部監査を実施するための相談サービス・教材・各種帳票を販売しておりますので、是非ご活用いただければ幸いです。
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IATF16949・ISO9001・VDA6.3は、要求事項を理解するだけでなく、現場で説明できる仕組みにすることが重要です。判断に迷う部分は個別相談で、資料を整えたい場合は教材・サンプルをご活用ください。
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