ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」では、供給者（外部提供者）に対して必要な情報を正確かつ明確に伝達し、その伝達内容を証拠として管理することが求められています。これは、外部委託先や仕入先が組織の要求事項を正しく理解し、それに基づいた製品やサービスを提供できるようにするための基本的な仕組みです。
本記事では、この8.4.3項の要求事項の意味を整理し、実務でどのように情報伝達の仕組みを構築すべきか、そのポイントについて解説します。
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| 条項 | 題目 | ISO9001 | IATF |
| 第4章 | 組織の状況 | 〇 | 〇 |
| 第5章 | リーダーシップ | 〇 | 〇 |
| 第6章 | 計画 | 〇 | 〇 |
| 第7章 | 支援 | 〇 | 〇 |
| 第8章 | 運用 | 〇 | 〇 |
| 第9章 | パフォーマンス評価 | 〇 | 〇 |
| 第10章 | 改善 | 〇 | 〇 |
※8.4項～8.4.3.1項は主に、購買プロセスが関係します。
| 条項 | 題目 | ISO 9001 |
重要 帳票 |
IATF 16949 |
重要 帳票 |
| 8.4 8.4.1 |
一般(外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理) | ○ | ○ | ||
| 8.4.1.1 | 一般(外部から提供されるプロセス，製品及びサービスの管理)-補足 | ○ | |||
| 8.4.1.2 | 供給者選定プロセス | ○ | ● | ||
| 8.4.1.3 | 顧客指定の供給者 | ○ | ● | ||
| 8.4.2 | 管理の方式及び程度 | ○ | ● | ○ | |
| 8.4.2.1 | 管理の方式及び程度-補足 | ○ | ● | ||
| 8.4.2.2 | 法令・規制要求事項 | ○ | ● | ||
| 8.4.2.3 | 供給者の品質マネジメントシステム開発 | ○ | |||
| 8.4.2.3.1 | 自動車製品に関係するソフトウェア又は組込みソフトウェアをもつ製品 | ○ | |||
| 8.4.2.4 | 供給者の監視 | ○ | ● | ||
| 8.4.2.4.1 | 第二者監査 | ○ | ● | ||
| 8.4.2.5 | 供給者の開発 | ○ | |||
| 8.4.3 | 外部提供者に対する情報 | ○ | ○ | ||
| 8.4.3.1 | 外部提供者に対する情報-補足 | ○ |
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この記事の目次
ISO9001：8.4.3項の外部提供者に対する情報の意味
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」の要求事項は、組織が外部提供者へ要求事項を伝達する前に、その内容が妥当であり、正確に伝えられるようにする方法を定めることを目的としています。つまり、外部提供者が要求通りの製品やサービスを提供できるよう、組織内部での情報整理と確認が不可欠です。
特に購買プロセスの主管部門である購買部門は、外部提供者に伝えるためのインプット情報（仕様書、検査基準、納期条件など）を社内の関係部署から確実に入手しなければなりません。そのうえで、整理された要求事項を正確に外部提供者へアウトプットし、確実な供給につなげることが求められます。
次に、外部提供者へ伝達すべき具体的な要求事項の内容を見ていきましょう。
a)提供されるプロセス，製品及びサービス
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」では、まず提供されるプロセス・製品・サービスに関する情報を正確に伝達することが求められています。これに該当するのは、主に図面、要求仕様書、製造指示書、検査基準書などの技術文書です。これらは外部提供者が製品を正しく製作・供給するための基礎情報となるのでしっかり準備してください。
特に重要なのは、組織内部で正式に承認された情報のみを提供することです。承認印（例：部長決裁印）や電子承認システムによる承認履歴を明確にし、未承認や旧版の情報が外部に流出しないよう管理することが求められます。これにより、誤情報による製品不適合を防止することができるようになります。
b)製品承認に必要な外部提供者への情報伝達
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」では、外部提供者が提供する製品やサービスを自社がどのような基準・資料に基づいて承認するのかを、明確に伝達することが求められています。これは、受入検査や初回承認時に必要となる情報を事前に共有し、双方で合意した条件のもとで品質を保証することを目的としています。
外部提供者に伝達すべき主な情報の例は以下のとおりです。
| 承認が必要な情報 | 内容 |
| 初回検査成績書 | 要求仕様に対する適合を表した検査書 |
| マスターサンプル | 相互に取り交わしたサンプル：基準サンプル |
| 環境物質データ | 部品に含まれる物質データ |
| QC工程図 | 生産プロセスをまとめた帳票 |
これらの内容は自社で決定して問題ありません。何をもって承認とするかを、購買管理規定や外部提供者管理手順書に明記しておくことが大切です。
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c)資格認定が必要な場合の証拠の入手
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」では、資格や技能が必要な作業を外部に委託する場合、その作業を担当する要員が適格であることを確認することが求められています。特に、溶接や特殊加工、検査などの重要工程においては、資格認定を受けた作業者のみが従事するよう、外部提供者に明確に伝達する必要があります。
その適格性を確認するための証拠として、資格認定マトリクス表や教育訓練記録などを外部提供者から入手しておくことが望ましいです。これにより、外部提供先の作業者が要求水準を満たしていることを裏付けられ、製品品質の安定とリスク低減につなげることができます。
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| 関連規定 | No.7201_教育訓練管理規定 | ||
d)契約書による関係性の明確化
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」では、組織と外部提供者（供給者）の間で、どのような関係性・条件のもとに取引を行うのかを明確にすることが求められています。これは、要求事項・責任範囲・品質保証・納期条件など、双方の取り決めを文書化して共有することを目的としています。
このような相互の約束事を正式に示すものが「契約書」です。契約書には、取引条件や品質責任の所在などを明記し、両社が合意のうえで締結した証拠（署名・捺印済みの契約書）を確実に保管しておくことが重要です。これにより、トラブル発生時の責任範囲が明確になり、安定した取引関係の維持につながります。
e)パフォーマンス管理内容の伝達
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」では、外部提供者に対して自社がどのような項目でパフォーマンスを監視・評価しているのかを明確に伝えることが求められています。これにより、外部提供者自身が自社の評価基準を理解し、継続的な改善活動に反映できるようにすることが目的です。
評価対象となる主な項目には、受入検査合格率、納期遵守率、不具合件数などが挙げられます。これらの監視結果に基づき、必要に応じて是正処置の依頼や立ち入り監査を実施することを、あらかじめ外部提供者へ伝達しておきましょう。また、外部提供者側もそれに対応した管理体制を構築する必要があります。
これらの内容は、通常は契約書や購買管理規定に明記されます。当サイトでは、実務に使える「供給者パフォーマンス評価表サンプル」を販売していますので、ぜひご活用ください。
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| 関連規定 | No.8410_購買管理規定 | ||
f)外部提供者先での依頼事項
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」では、自社または顧客が外部提供者の施設内で実施を意図している検証や妥当性確認活動について、その管理方法を明確に伝達することが求められています。これは、外部提供者が自社や顧客の要求を正確に理解し、適切な手順で検証を実施できるようにするための重要な取り組みです。
具体的な例としては、出荷検査の実施基準、定期的な信頼性試験の実施、検査結果の報告手順などが挙げられます。これらの要求事項は文書化して共有し、実施状況が確認できるようにしておくことが大切あり、必要に応じて、実施記録や試験データの提出を求めることも有効です。
ISO9001：8.4.3項の外部提供者に対する情報はどこに記載すればよい？
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」の要求事項に対応するためには、購買管理規定の中に、どのような情報がインプット（社内から取得）され、どのような情報をアウトプット（外部提供者へ伝達）するのかを明確に記載しておく必要があります。
特に、外部提供者から製品やサービスを受け入れる際に必要となる情報、たとえば出荷検査成績書、品質保証契約書、検査基準書などについて、どのような条件で提出を求めるのかを具体的に定義しておきましょう。
また、契約書や覚書などの文書には、双方の役割や責任、情報のやり取り方法など、相互作用の内容が明確にわかる形で記載しておくことが望まれます。これにより、外部提供者とのコミュニケーションが円滑になり、品質トラブルの防止にもつながります。
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ISO9001：8.4.3に関するFAQ
製品やサービスの品質に影響を与えるため、組織は外部提供者（サプライヤー）に要求事項を明確に伝える必要があります。具体的には、製品仕様、検査基準、納期、必要な資格や認証、トレーサビリティの要求などが含まれます。
組織は、納入実績、品質、対応の迅速さなどのKPIを設定し、定期的に外部提供者のパフォーマンスを評価することが必要です。また、不良品や納期遅延の発生時に是正処置を求めるプロセスを構築することも重要です。
ISO 9001認証の取得は望ましいですが、必須ではありません。重要なのは、外部提供者が組織の要求に応じた品質管理体制を持っているかどうかです。サプライヤー自身の品質管理方法が効果的であれば、ISO9001認証がない場合でも契約は可能です。
ISO9001：8.4.3項の外部提供者に対する情報：まとめ
ISO9001：8.4.3項「外部提供者に対する情報」の要求事項では、外部提供者に対して必要な情報を正確に伝達し、その証拠を適切に管理することが求められています。要求事項に適合した製品やサービスを確実に入手するためには、組織内部でのインプット（社内情報の整理）と、外部提供者へのアウトプット（要求事項の伝達）の両面が重要です。
これらの仕組みを購買管理規定や契約書などの文書に明確に反映させ、情報伝達が正しく行われていることを検証できる体制を整えておくことがポイントであり、外部提供者との適切な連携こそが、品質の安定と信頼性向上につながります！
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