IATF16949：7.5.3.2.1項の記録の保管では、記録が適用される法令・規制要求事項そして顧客固有要求事項に基づき定められた期間、適切に保管されることを確実にすることを要求しています。
今回の記事は、IATF16949：7.5.3.2.1項の記録の保管の意味と構築ポイントについて解説します。
| 条項 | 題目 | ISO9001 | IATF16949 |
| 7.1.1 | 一般（資源計画） | 〇 | 〇 |
| 7.1.2 | 人々 | 〇 | 〇 |
| 7.1.3 | インフラストラクチャ | 〇 | 〇 |
| 7.1.3.1 | 工場、施設及び設備の計画 | 〇 | |
| 7.1.4 | プロセスの運用に関する環境 | 〇 | 〇 |
| 7.1.4.1 | プロセスの運用に関する環境-補足 | 〇 | |
| 7.1.5 7.1.5.1 |
一般（監視及び測定のための資源） | 〇 | 〇 |
| 7.1.5.1.1 | 測定システム解析 | 〇 | |
| 7.1.5.2 | 測定のトレーサビリティ | 〇 | 〇 |
| 7.1.5.2.1 | 校正/検証の記録 | 〇 | |
| 7.1.5.3.1 | 内部試験所 | 〇 | |
| 7.1.5.3.2 | 外部試験所 | 〇 | |
| 7.1.6 | 組織の知識 | 〇 | 〇 |
| 7.2 | 力量 | 〇 | 〇 |
| 7.2.1 | 力量-補足 | 〇 | |
| 7.2.2 | 力量-業務を通じた教育訓練（OJT） | 〇 | |
| 7.2.3 | 内部監査員の力量 | 〇 | |
| 7.2.4 | 第二者監査員の力量 | 〇 | |
| 7.3 | 認識 | 〇 | 〇 |
| 7.3.1 | 認識-補足 | 〇 | |
| 7.3.2 | 従業員の動機付け及びエンパワーメント | 〇 | |
| 7.4 | コミュニケーション | 〇 | 〇 |
| 7.5.1 | 一般（文書化した情報） | 〇 | 〇 |
| 7.5.1.1 | 品質マネジメントシステムの文書類 | 〇 | |
| 7.5.2 | 作成及び更新 | 〇 | 〇 |
| 7.5.3 7.5.3.1 7.5.3.2 |
文書化した情報の管理 | 〇 | 〇 |
| 7.5.3.2.1 | 記録の保管 | 〇 | |
| 7.5.3.2.2 | 技術仕様書 | 〇 |
目次
顧客から記録の保管に対しての要求があったら？
IATF16949：7.5.3.2.1項の記録の保管の重要な意図は、リコールが発生したときの遡りが可能であり且つ、トレーサビリティがとれている状態について確実な仕組み構築を要求しています。
リコールが発生したとき、どこまで遡ることができかつ、原因追及ができるかが重要な要素になります。
そのため、法令・規制要求事項や顧客固有要求事項では、「記録の保管期間」という内容で具体的に指定してくることがほとんどです。
①顧客固有要求事項に従って保管
顧客固有要求事項に従って保管期限を全うすることができると判断した場合は、そのまま保管しましょう。
下図のように、顧客ごとに保管期間要求が異なる場合があるので、顧客ごとに保管期限を定めておくことがおすすめです。
| 顧客名 | 保管期限要求 |
| OYOTA | 30年 |
| ONDA | 15年 |
| VMW | 20年 |
| 要求無 | 保証期間＋1年 |
顧客から渡される保管期限が記載されている資料の多くは、SQM：サプライヤ品質マニュアルです。その中身を読み、記録の保管についての要求があったらリストにしましょう。
保管しなくてはならない品質文書は、顧客SQMで指定されていることもありますが、ない場合は下記の要求事項を基に必要文書を保管してください。
注記：生産部品承認の文書化した情報には、承認された製品、該当する設備の記録、又は承認された試験データを含めてもよい。
②必要によっては短くしてもらおう！
IATF16949の記録の保管の要求に対して妥当な顧客要求は25年くらいの保管です。
それよりも長いと管理するのも大変なので、顧客へ短くしてもらうようお願いすることも一つの手段です。
その方法は、IATF16949：4.3.2項の顧客固有要求事項を参考にしてみてくださいね。
IATF16949：7.5.3.2.1項の記録の保管はどこに記載すればいい？
IATF16949：7.5.3.2.1項の記録の保管の要求事項の対応は、「文書管理規定」を作成し、以下の要求事項の作成及び管理ルールをすべて記載することが求められます。
| 条項 | 題目 | ISO9001 | IATF16949 |
| 7.5.1 | 一般（文書化した情報） | 〇 | 〇 |
| 7.5.1.1 | 品質マネジメントシステムの文書類 | 〇 | |
| 7.5.2 | 作成及び更新 | 〇 | 〇 |
| 7.5.3 7.5.3.1 7.5.3.2 |
文書化した情報の管理 | 〇 | 〇 |
| 7.5.3.2.1 | 記録の保管 | 〇 | |
| 7.5.3.2.2 | 技術仕様書 | 〇 |
各要求事項の詳細は、関連ページより確認してみましょう！
コンサルティングではない「新しいサービス」を展開中
IATF16949：7.5.3.2.1項の記録の保管：まとめ
IATF16949：7.5.3.2.1項の記録の保管の要求事項に対する規格解釈はいかがでしたでしょうか？
記録の保管要求は、顧客や法令・規制要求事項で定められることがほとんど。
顧客から渡されるSQM（サプライヤ品質マニュアル）を基に、顧客別に保管期限をしっかり確認しておき、必要に応じて緩和を顧客にお願いしましょう。
それではまた！
おすすめ外部リンク
顧客固有要求事項は、マトリクス表にして社内展開しますが、どのように展開すべきかイマイチ分かりづらいですよね？そんな企業様でも簡単作成可能！「顧客固有要求事項マトリクス表」を使えば簡単かつ確実に作成できます！
しかも！
帳票はすべてエクセル。貴社内で簡単にカスタマイズすることも可能なので、構築に悩まれている場合は、是非ダウンロードしてご活用くださいね！
②商品は、xlsx形式での納品なので自社に合わせて編集可能です！
③ダウンロードは１回、１０日以内に行ってください。
④期限をすぎるとダウンロードできなくなります。
⑤振込・カード払い対応
⑥領収書発行可能です！
