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IATF16949/ISO9001/VDA6.3

【IATF16949攻略】7.5.3.2.1:記録の保管の要求事項徹底解説!

IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管では、記録が適用される法令・規制要求事項そして顧客固有要求事項に基づき定められた期間、適切に保管されることを確実にすることを要求しています。

今回の記事は、IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管の意味と構築ポイントについて解説します。

IATF16949/ISO9001/VDA6.3

第7章:支援についての「要求事項リスト」
ISO・IATF 7章
※IATF16949運用には、ISO9001の要求事項の運用が必須です。
条項 題目 ISO9001 IATF16949
7.1.1 一般(資源計画)
7.1.2 人々
7.1.3 インフラストラクチャ
7.1.3.1 工場、施設及び設備の計画
7.1.4 プロセスの運用に関する環境
7.1.4.1 プロセスの運用に関する環境-補足
7.1.5
7.1.5.1
一般(監視及び測定のための資源)
7.1.5.1.1 測定システム解析
7.1.5.2 測定のトレーサビリティ
7.1.5.2.1 校正/検証の記録
7.1.5.3.1 内部試験所
7.1.5.3.2 外部試験所
7.1.6 組織の知識
7.2 力量
7.2.1 力量-補足
7.2.2 力量-業務を通じた教育訓練(OJT)
7.2.3 内部監査員の力量
7.2.4 第二者監査員の力量
7.3 認識
7.3.1 認識-補足
7.3.2 従業員の動機付け及びエンパワーメント
7.4 コミュニケーション
7.5.1 一般(文書化した情報)
7.5.1.1 品質マネジメントシステムの文書類
7.5.2 作成及び更新
7.5.3
7.5.3.1
7.5.3.2
文書化した情報の管理
7.5.3.2.1 記録の保管
7.5.3.2.2 技術仕様書

顧客から記録の保管に対しての要求があったら?

IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管①

IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管の重要な意図は、リコールが発生したときの遡りが可能であり且つ、トレーサビリティがとれている状態について確実な仕組み構築を要求しています。

リコールが発生したとき、どこまで遡ることができかつ、原因追及ができるかが重要な要素になります。

そのため、法令・規制要求事項や顧客固有要求事項では、「記録の保管期間」という内容で具体的に指定してくることがほとんどです。

7.5.3.2.1項の条項前文
組織は、記録保管方針を定め、文書化し、実施しなければならない。記録の管理は、法令、規制、組織及び顧客要求事項を満たさなければならない。

①顧客固有要求事項に従って保管

顧客固有要求事項に従って保管期限を全うすることができると判断した場合は、そのまま保管しましょう。

下図のように、顧客ごとに保管期間要求が異なる場合があるので、顧客ごとに保管期限を定めておくことがおすすめです。

顧客名 保管期限要求
OYOTA 30年
ONDA 15年
VMW 20年
要求無 保証期間+1年

顧客から渡される保管期限が記載されている資料の多くは、SQM:サプライヤ品質マニュアルです。その中身を読み、記録の保管についての要求があったらリストにしましょう。

保管しなくてはならない品質文書は、顧客SQMで指定されていることもありますが、ない場合は下記の要求事項を基に必要文書を保管してください。

7.5.3.2.1の条項
生産部品承認治工具の記録(保全及び保有者を含む)、製品設計及び工程設計の記録購買注文書(該当する場合には、必ず)、契約書及びその修正事項は、製品が生産及びサービス要求事項に対して有効である機関に加えて1暦年、保持しなければならない。ただし、顧客又は規制当局によって規定されたときは、この限りではない。
注記:生産部品承認の文書化した情報には、承認された製品該当する設備の記録又は承認された試験データを含めてもよい。

②必要によっては短くしてもらおう!

IATF16949の記録の保管の要求に対して妥当な顧客要求は25年くらいの保管です。

それよりも長いと管理するのも大変なので、顧客へ短くしてもらうようお願いすることも一つの手段です。

その方法は、IATF16949:4.3.2項の顧客固有要求事項を参考にしてみてくださいね。

7.5.3.2.1の顧客固有要求事項マトリクス

IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管はどこに記載すればいい?

IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管の要求事項の対応は、「文書管理規定」を作成し、以下の要求事項の作成及び管理ルールをすべて記載することが求められます。

 

条項 題目 ISO9001 IATF16949
7.5.1 一般(文書化した情報)
7.5.1.1 品質マネジメントシステムの文書類
7.5.2 作成及び更新
7.5.3
7.5.3.1
7.5.3.2
文書化した情報の管理
7.5.3.2.1 記録の保管
7.5.3.2.2 技術仕様書

各要求事項の詳細は、関連ページより確認してみましょう!

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IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管:まとめ

IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管②

IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管の要求事項に対する規格解釈はいかがでしたでしょうか?

記録の保管要求は、顧客や法令・規制要求事項で定められることがほとんど。

顧客から渡されるSQM(サプライヤ品質マニュアル)を基に、顧客別に保管期限をしっかり確認しておき、必要に応じて緩和を顧客にお願いしましょう。

それではまた!

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