IATF：7.5.3.2.1項の記録の保管では、記録が適用される法令・規制要求事項そして顧客固有要求事項に基づき定められた期間、適切に保管されることを確実にすることを要求しています。
今回の記事は、IATF：7.5.3.2.1項の記録の保管の意味と構築ポイントについて解説します。
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| 条項 | 題目 | ISO9001 | IATF |
| 第4章 | 組織の状況 | 〇 | 〇 |
| 第5章 | リーダーシップ | 〇 | 〇 |
| 第6章 | 計画 | 〇 | 〇 |
| 第7章 | 支援 | 〇 | 〇 |
| 第8章 | 運用 | 〇 | 〇 |
| 第9章 | パフォーマンス評価 | 〇 | 〇 |
| 第10章 | 改善 | 〇 | 〇 |
| 条項 | 題目 | ISO9001 | IATF |
| 7.1.1 | 一般（資源計画） | 〇 | 〇 |
| 7.1.2 | 人々 | 〇 | 〇 |
| 7.1.3 | インフラストラクチャ | 〇 | 〇 |
| 7.1.3.1 | 工場、施設及び設備の計画 | 〇 | |
| 7.1.4 | プロセスの運用に関する環境 | 〇 | 〇注記 |
| 7.1.4.1 | プロセスの運用に関する環境-補足 | 〇 | |
| 7.1.5 7.1.5.1 |
一般（監視及び測定のための資源） | 〇 | 〇 |
| 7.1.5.1.1 | 測定システム解析 | 〇 | |
| 7.1.5.2 | 測定のトレーサビリティ | 〇 | 〇注記 |
| 7.1.5.2.1 | 校正/検証の記録 | 〇 | |
| 7.1.5.3.1 | 内部試験所 | 〇 | |
| 7.1.5.3.2 | 外部試験所 | 〇 | |
| 7.1.6 | 組織の知識 | 〇 | 〇 |
| 7.2 | 力量 | 〇 | 〇 |
| 7.2.1 | 力量-補足 | 〇 | |
| 7.2.2 | 力量-業務を通じた教育訓練（OJT） | 〇 | |
| 7.2.3 | 内部監査員の力量 | 〇 | |
| 7.2.4 | 第二者監査員の力量 | 〇 | |
| 7.3 | 認識 | 〇 | 〇 |
| 7.3.1 | 認識-補足 | 〇 | |
| 7.3.2 | 従業員の動機付け及びエンパワーメント | 〇 | |
| 7.4 | コミュニケーション | 〇 | 〇 |
| 7.5.1 | 一般（文書化した情報） | 〇 | 〇 |
| 7.5.1.1 | 品質マネジメントシステムの文書類 | 〇 | |
| 7.5.2 | 作成及び更新 | 〇 | 〇 |
| 7.5.3 7.5.3.1 7.5.3.2 |
文書化した情報の管理 | 〇 | 〇 |
| 7.5.3.2.1 | 記録の保管 | 〇 | |
| 7.5.3.2.2 | 技術仕様書 | 〇 |
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この記事の目次
顧客から記録の保管に対しての要求があったら？
IATF：7.5.3.2.1項の記録の保管の重要な意図は、リコールが発生したときの遡りが可能であり且つ、トレーサビリティがとれている状態について確実な仕組み構築を要求しています。
リコールが発生したとき、どこまで遡ることができ且つ、原因追及ができるかが重要な要素になります。
そのため、法令・規制要求事項や顧客固有要求事項では、「記録の保管期間」という内容で具体的に指定してくることがほとんどです。
①顧客固有要求事項に従って保管
顧客固有要求事項に従って保管期限を全うすることができると判断した場合は、そのまま保管しましょう。
下図のように、顧客ごとに保管期間要求が異なる場合があるので、顧客ごとに保管期限を定めておくことがおすすめです。
| 顧客名 | 保管期限要求 |
| OYOTA | 30年 |
| ONDA | 15年 |
| VMW | 20年 |
| 要求無 | 保証期間＋1年 |
顧客から渡される保管期限が記載されている資料の多くは、「SQM：サプライヤ品質マニュアル」です。その中身を読み、記録の保管についての要求があったらリストにしましょう。
保管しなくてはならない品質文書は、顧客SQMで指定されていることもありますが、ない場合は下記の要求を基に必要文書を保管してください。
②必要によっては短くしてもらおう！
IATFの記録の保管の要求に対して妥当な顧客要求は25年くらいの保管です。それよりも長いと管理するのも大変なので、顧客へ短くしてもらうようお願いすることも一つの手段です。その方法は、IATF：4.3.2項の顧客固有要求事項を参考にしてみてくださいね。
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IATF：7.5.3.2.1項の記録の保管はどこに記載すればいい？
IATF：7.5.3.2.1項の記録の保管の要求事項の対応は、「文書管理規定」を作成し、第７章の文書要求を網羅して作成及び、管理ルールをすべて記載することが求められます。
各要求事項の詳細は、関連ページより確認してみましょう！
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IATF：7.5.3.2.1に関するFAQ
メールコンサルティングでよくある質問をFAQ形式で３つご紹介致します！もっと詳しく質問したい場合は、是非「メールコンサルティングサービス」をご活用くださいね！どんな疑問についても丁重にお答えします！
「有料版記事」では、非公開ノウハウもどんどんアップしてますので、是非ご利用いただければ幸いです。
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ISO9001：認証審査/定期監査の質問厳選事例特集はこちら
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記録の保管期間は、顧客固有の要求事項や法令・規制要求事項によって異なります。多くの場合、サプライヤ品質マニュアル（SQM）に詳細な保管期間が記載されていますので、それに従うことが一般的です。もし保管期間が長すぎる場合は、顧客に短縮を依頼することも検討できます。
顧客固有要求事項の中で保管期間が設定されているのに抽出できていないと指摘になる可能性もあるので、弊社マトリクス表を参考に漏れ防止を行ってくださいね！
IATF：7.5.3.2.1項では、生産部品承認や治工具の記録、製品設計および工程設計の記録、購買注文書、契約書などが保管対象として含まれます。これらの記録は製品やサービスの要求事項に対して有効な期間に加え、1年を超えて保持することが求められます。
もし顧客から提示された保管期間が非常に長い場合、IATF：4.3.2項の顧客固有要求事項に基づき、合理的な範囲内で短縮を依頼することが可能です。特に管理やコスト面で負担が大きくなる場合は、顧客に対して根拠を示して相談することが推奨されます。必要に応じて管理費用を請求してください。
IATF：7.5.3.2.1項の記録の保管：まとめ
IATF：7.5.3.2.1項の記録の保管の要求事項に対する規格解釈はいかがでしたでしょうか？記録の保管要求は、顧客や法令・規制要求事項で定められることがほとんど。
顧客から渡されるSQM（サプライヤ品質マニュアル）を基に、顧客別に保管期限をしっかり確認しておき、必要に応じて緩和を顧客にお願いしましょう。
それではまた！
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