【IATF16949攻略】7.5.3.2.1:記録の保管の要求事項徹底解説!

IATF16949:7.5.3.2.1項「記録の保管」は、品質記録を法令・規制要求事項・顧客固有要求事項(CSR)に基づいて定められた期間、適切に保管・管理することを確実にする仕組みの構築を要求しています。

記録の保管は「念のため取っておく」という感覚で運用していると、審査で即座に不適合になります。「何を・いつまで・どのように・誰が管理するか」を文書管理規定に明文化し、現場で実際に運用されていることが求められます。

本記事では、7.5.3.2.1項の要求事項の意味から、保管対象記録の一覧・顧客別保管期限の考え方・文書管理規定への記載例・内部監査対策まで、現場で「使える」情報を網羅的に解説します。


この記事を書いた人

所属:QMS認証パートナー専属コンサルタント
年齢:40代
経験:製造業にて25年従事(内自動車業界15年以上)
得意:工場品質改善・プロジェクトマネジメント
目標:ちょっとの相談でも頼りにされるコンサルタント
※難解な規格を簡単に解説がモットー!

Hiroaki.M

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第7章:支援についての「要求事項リスト」はこちら
ISO・IATF 7章
※IATF運用には、ISO9001の要求事項の運用が必須です。
条項 題目 ISO9001 IATF
第4章 組織の状況
第5章 リーダーシップ
第6章 計画
第7章 支援
第8章 運用
第9章 パフォーマンス評価
第10章 改善
条項 題目 ISO
9001
重要
帳票
IATF
16949
重要
帳票
7.1.1 一般(資源計画)
7.1.2 人々
7.1.3 インフラストラクチャ
7.1.3.1 工場、施設及び設備の計画
7.1.4 プロセスの運用に関する環境 〇注記
7.1.4.1 プロセスの運用に関する環境-補足
7.1.5
7.1.5.1
一般(監視及び測定のための資源)
7.1.5.1.1 測定システム解析
7.1.5.2 測定のトレーサビリティ 〇注記
7.1.5.2.1 校正/検証の記録
7.1.5.3.1 内部試験所
7.1.5.3.2 外部試験所
7.1.6 組織の知識
7.2 力量
7.2.1 力量-補足
7.2.2 力量-業務を通じた教育訓練(OJT)
7.2.3 内部監査員の力量
7.2.4 第二者監査員の力量
7.3 認識
7.3.1 認識-補足
7.3.2 従業員の動機付け及びエンパワーメント
7.4 コミュニケーション
7.5.1 一般(文書化した情報)
7.5.1.1 品質マネジメントシステムの文書類
7.5.2 作成及び更新
7.5.3
7.5.3.1
7.5.3.2
文書化した情報の管理
7.5.3.2.1 記録の保管
7.5.3.2.2 技術仕様書

当サイトの情報提供スタンスについて

当サイトでは、ISO9001およびIATF16949について、規格要求の解説にとどまらず、実務でどのようにルールや記録へ落とし込むかを重視して情報を整理しています

規格の理解とあわせて、「現状とのギャップをどう捉えるか」「どこから手を付けるべきか」といった判断に迷いやすい点を、現場目線で分かりやすく解説することを目的としています。

記事内容を自社へ当てはめる際の考え方や、判断に迷うポイントについては、別ページで整理した情報も用意しています。

IATF16949:7.5.3.2.1項の「意図」を理解する

自動車産業では、製品の品質問題が発生した場合にいつ・どのロットで・どの工程で・どの材料を使って製造されたかを遡って特定できることが求められます。特にリコールが発生した際、製造記録・検査記録・材料トレーサビリティ記録がなければ、対象ロットの特定・原因究明・是正処置の全てが機能しません。

IATF16949:7.5.3.2.1項が要求しているのは、この「リコール対応・トレーサビリティ確保」を可能にするための記録保管の仕組みを確立することです。

ISO9001の7.5.3項(文書化した情報の管理)では記録の管理について一般的な要求を定めていますが、IATF16949ではこれに加えて、保管期間・対象記録・顧客・法規制要求への対応を明示的かつ具体的に要求している点がポイントです。

記録が適切に保管されていれば、内部監査・外部審査・顧客監査・リコール対応のいずれの場面でも証拠として機能します。逆に記録が不足・散逸・紛失していると、製品の安全性・適合性を証明できなくなり、認証の維持にも影響します

7.5.3.2.1項の要求事項の全体像

IATF16949:7.5.3.2.1項の要求は、大きく以下の4つの柱で構成されています。

要求の柱 概要
①記録保管方針の策定・文書化 記録の保管に関する方針を決定し、文書化して実施する
②法令・規制・顧客要求への準拠 記録は、法令・規制要求事項および顧客固有要求事項(CSR)に適合した期間・方法で保管する
③保管期間の最低基準 特定記録は「製品が有効である期間+1暦年」以上保持する
④顧客・規制当局の指定期間への対応 顧客や規制当局が特定の保管期間を規定している場合は、それに従う

これらの仕組みは「文書管理規定」に明文化し、社内で一貫して運用されることが求められます。

IATF16949が明示する「保管対象記録」の種別

7.5.3.2.1項では、以下の記録が保管対象として明示されています。これらは製品の製造・設計・承認・購買に関わる根拠となる文書であり、リコール・監査・顧客要求への対応で必要になる記録です。

規格が明示する主要保管対象記録

記録の種別 具体的な記録例 保管の目的
生産部品承認(PPAP) PPAP提出物一式・顧客承認書 製品の量産承認証拠
治工具の記録 治工具台帳・検証記録・保全記録 治工具の適正管理証拠
製品設計記録 設計図面・DFMEA・DVP&R・設計変更履歴 製品設計の根拠証拠
工程設計記録 PFMEA・コントロールプラン・作業標準書・工程フロー図 製造工程の管理証拠
購買注文書 購買発注書・購買仕様書 購買要求の証拠
契約書 顧客との製品供給契約・品質協定 合意事項の証拠

これらに加えて、以下の記録も実務上の保管対象となります。

実務上も保管が必要な記録(CSR・法規制で要求されるケースが多い)

記録の種別 具体的な記録例
製造・検査記録 製造日報・工程検査記録・出荷検査記録
材料トレーサビリティ記録 材料受入記録・材料ロット管理記録
校正・検証記録 測定器の校正記録(7.1.5.2.1項)
教育訓練記録 作業者の力量評価記録・教育訓練実績
不適合品管理記録 不適合品報告書・是正処置記録
内部監査記録 内部監査計画・チェックリスト・報告書
顧客クレーム記録 クレーム受付記録・原因分析・是正処置報告
変更管理記録 変更申請書・変更承認記録

「製品が有効な期間+1年」の意味と計算方法

IATF16949:7.5.3.2.1項では、「特定の記録は製品が生産及びサービス要求事項に対して有効である期間に加え、さらに1暦年保持しなければならない」と規定されています。

「製品が有効な期間」とは何か

「製品が有効な期間」とは、その製品が顧客に納入され、実際に使用(市場に存在)している期間を指します。自動車部品の場合、一般的に以下の考え方で算出します。

計算要素 内容
量産期間 受注開始から生産終了までの期間(例:10年)
アフターサービス期間 生産終了後に補修部品として供給する期間(例:15年)
製品有効期間の合計 量産期間+アフターサービス期間(例:25年)
IATF要求の保管期間 製品有効期間+1年(例:26年)
実務的に管理するのがポイント

実務上は「製品の量産終了から15年〜25年」を保管期間の基準として設定しているケースが多く、顧客のSQMで具体的な期間が指定される場合はそれに従います。

顧客別保管期限の考え方とSQMの確認方法

記録の保管期間は顧客によって大きく異なります。顧客固有要求事項(CSR)・SQM(サプライヤ品質マニュアル)を確認し、顧客ごとに保管期限を整理して管理することが実務の基本です。

顧客別保管期限の例

顧客から渡されるSQMには、記録の保管期間が具体的に記載されているケースがほとんどです。以下は代表的な例です。

顧客名(例) 保管期限要求 確認書類
T社(国内大手) 30年 SQM・品質協定
H社(国内大手) 15年 SQM
B社(欧州系) 20年 サプライヤーマニュアル
顧客要求なし 製品有効期間+1年(自社基準) 自社文書管理規定

SQMで確認すべき記録保管のポイント

確認項目 内容
保管期間の明示 年数が具体的に記載されているか
対象記録の特定 どの種別の記録が対象かが明示されているか
電子記録の可否 紙記録のみか、電子での保管が認められているか
廃棄前の顧客通知 保管期限到来時に顧客への通知義務があるか
法規制との優先関係 顧客要求と法規制のどちらが優先されるか

保管期限が長すぎる場合の短縮交渉を!

顧客から提示された保管期間が非常に長い場合、IATF16949:4.3.2項(顧客固有要求事項)の仕組みを活用して、顧客へ合理的な範囲での短縮を依頼することも有効な手段です。

記録の長期保管にはコストと管理工数がかかります。特に紙媒体での長期保管は保管スペース・劣化対策・廃棄コストが課題となります。顧客に根拠を示して交渉し、代替方法(電子保管・マイクロフィルム化など)を提案することも検討してください。

記録保管方針の構成要素

7.5.3.2.1項に対応するためには、記録保管方針を文書管理規定に明文化することが必要です。方針には以下の5つの要素を含めます。

①記録の分類と対象範囲

どの記録を保管対象とするかを定義します。規格が明示する記録(PPAP・治工具・設計記録等)に加え、法規制・CSRで要求される記録を網羅した記録保管一覧表を作成することが実務上のベストプラクティスです。

②保管期間

保管期間の決定優先順位 内容
最優先:法令・規制要求 法律で定められた保管期間がある場合はそれに従う
次点:顧客CSR・SQM 顧客が指定する期間(SQMに記載)に従う
デフォルト:IATF基準 「製品有効期間+1年」を適用する

記録の種別ごとに保管期間を明記した記録保管期限一覧表を整備することで、管理漏れを防止できます。

③保管方法

紙(物理)記録の保管:

  • 鍵付きキャビネット・保管庫での管理
  • インデックス・台帳による検索性の確保
  • 防湿・防火・防虫対策(長期保管の場合)
  • 保管場所の明示と担当者の明確化

電子記録の保管:

  • セキュアなサーバー・クラウドストレージでの管理
  • アクセス権限の設定(閲覧・編集・削除の権限分離)
  • 定期的なバックアップと復旧手順の整備
  • 改ざん防止措置(タイムスタンプ・電子署名等)
  • バージョン管理と変更履歴の保持

④アクセス権限

IATF16949:組織の役割・責任及び権限-補足

記録へのアクセスは、職務・役割に基づいて適切に制限する必要があります。

権限レベル 対象者 内容
閲覧・参照 製造・検査・品質担当者 業務上必要な記録の確認
作成・更新 担当部門の記録作成者 記録の新規作成・更新
承認 部門長・品質管理責任者 記録の承認・確定
廃棄・削除 文書管理責任者のみ 期限到来記録の廃棄処理
顧客・審査機関への提出 品質管理部門 外部要求への対応

⑤廃棄手順と廃棄記録

保管期限到来後の記録は、適切な方法で廃棄し、廃棄した事実を記録として残すことが必要です。廃棄記録がないと、「廃棄したのか、紛失したのか」が不明になるため審査で問題になります。

廃棄方法の例:

記録の種別 推奨廃棄方法
紙の品質記録 シュレッダー処理または専門業者による溶解処理
顧客の機密情報を含む記録 溶解処理または認定廃棄業者への委託(廃棄証明書取得)
電子記録 セキュアな削除ツールによる完全消去・証跡の残存

廃棄記録に含める情報:

  • 廃棄した記録の種別・文書番号
  • 廃棄理由(保管期限到来等)
  • 廃棄実施日
  • 廃棄方法
  • 廃棄実施者・承認者

記録保管の実務:紙と電子の使い分け

現代の製造現場では、紙と電子の両方の記録が混在しているケースが多く、どちらの形式で保管するかを明確にしておくことが重要です。

紙記録と電子記録の比較

観点 紙記録 電子記録
長期保管の安定性 劣化リスク・スペース問題あり 適切に管理すれば安定
検索性 インデックス整備が必要 高い(キーワード検索可)
改ざんリスク 物理的に管理しやすい アクセス制御・タイムスタンプで対応
コスト 印刷・保管スペース・廃棄コスト システム維持コスト
顧客への提出 スキャン・郵送が必要 メール・システム共有が可能
審査対応 現物確認で証拠性高い 画面提示でも可(認められるケースが多い)
実務上のポイント

電子記録で保管する場合は、「いつでも印刷・出力できる状態であること」がIATF審査の基本要件です。システム障害・データ消失のリスクに備え、定期バックアップと復旧手順を整備してください。

超重要:記録保管一覧表の整備

文書管理規定に記載するだけでなく、「記録保管一覧表」を整備して記録ごとに保管条件を見える化することが審査対応の実務ポイントです。

管理項目 内容
記録の種別・名称 文書名・帳票名
記録番号・様式番号 社内管理番号
作成部門 記録を作成・保有する部門
関連条項 対応するIATF条項
保管期間 年数または計算方法(例:量産終了後15年)
保管期間の根拠 法規制・CSR・IATF基準のどれに基づくか
保管場所 棚番号・サーバーフォルダ・システム名
保管形式 紙・電子・両方
アクセス権限 閲覧可能な部門・役職
廃棄方法 シュレッダー・溶解・完全消去
備考(顧客名等) 顧客固有要求がある場合に明記

内部監査・審査での確認ポイントと質問例

7.5.3.2.1項は、「記録保管一覧表」「廃棄記録」「実際の保管状況」が現場で一致しているかを確認されやすい条項です。「規定はあるが現場で守られていない」という状態が最も指摘されやすいパターンです。ここが甘いと不適合になる可能性が非常に高いです事前に以下の確認ポイントで自社の状態をチェックしてください。

審査で指摘されやすい5つのポイント

No. 指摘されやすいポイント よくある不備の状態 対策
保管期間の根拠が不明確 「なんとなく10年保管」という運用で、顧客CSRの確認が未実施 SQMを確認して顧客ごとの保管期限を「記録保管一覧表」に明記する
廃棄記録がない 古い記録を廃棄しているが記録がなく、「紛失したのか廃棄したのか不明」な状態 廃棄実施日・方法・担当者を記録する「廃棄記録台帳」を整備する
電子記録のバックアップが未整備 電子で保管しているが、バックアップ体制・復旧手順がない 定期バックアップの実施記録と復旧手順書を整備する
現場の記録と一覧表が乖離している 一覧表には記録があるが、実際の保管場所に該当記録がない(または逆) 定期的な棚卸し(記録の実在確認)を仕組みとして構築する
PPAP記録の保管期限が不足している PPAPを「製品終了後5年」で廃棄していたが顧客要求は15年だった SQMでPPAP保管要件を確認し、一覧表に反映する

監査で「見られる帳票・記録」一覧

帳票・記録 確認される内容
記録保管一覧表 保管期間・保管場所・保管形式・アクセス権限の明示
文書管理規定 7.5.3.2.1項の対応手順の明文化
廃棄記録台帳 廃棄日・廃棄方法・担当者・対象記録の記録
SQM・顧客CSR 顧客ごとの保管期限要求の確認証拠
バックアップ実施記録 電子記録の定期バックアップ実績
記録棚卸し記録 記録の実在確認(定期棚卸し)の実施証拠
PPAP提出物一式 保管場所・版数・保管期間の確認
治工具台帳・記録 治工具の保管期限管理

IATF16949:7.5.3.2.1に関するFAQ

規格対応でよく聞かれる悩み

ISO9001やIATF16949、VDA6.3に取り組む中で、「審査対策として何を優先すべきか分からない」「要求事項に対する構築の考え方が整理できない」といった声は少なくありません。

また、社内にQMSを体系的に理解している担当者がいない場合や、外部コンサルの費用面で継続的な支援が難しいと感じるケースもあります。こうした悩みは、特定の企業に限らず、多くの現場で共通して見られるものとなっています。

記録の保管期間はどのように決定すればよいですか?

保管期間の決定優先順位は、
①法令・規制要求事項
②顧客CSR・SQMの指定期間
③IATF16949の「製品有効期間+1年」
の順です。まず顧客から渡されるSQM(サプライヤ品質マニュアル)を確認し、顧客ごとに保管期限を整理することが出発点です。顧客によって15年・20年・30年と大きく異なるため、一覧表で顧客別に管理することをおすすめします。

「製品が有効な期間+1年」とは具体的にどのように計算しますか?

「製品が有効な期間」とは、製品が市場に存在し使用されている期間(量産期間+アフターサービス期間)を指します。例えば量産期間が10年、アフターサービス期間が15年であれば製品有効期間は25年となり、保管期間は25年+1年=26年となります。ただし顧客CSRに保管期間の指定がある場合はそちらが優先されます。

IATF16949:7.5.3.2.1項で保管すべき主な記録の種別は何ですか?

規格が明示している主な保管対象は、生産部品承認(PPAP)・治工具の記録・製品設計記録(DFMEA・図面等)・工程設計記録(PFMEA・コントロールプラン等)・購買注文書・契約書です。これらは「製品有効期間+1年以上」の保管が求められます。加えて、製造検査記録・材料トレーサビリティ記録・校正記録なども顧客CSRや法規制で保管が要求されるケースが多いです。

電子記録での保管はIATF審査で認められますか?

認められます。ただし、①いつでも検索・出力できる状態であること、②改ざん防止措置があること(タイムスタンプ・アクセス権限管理等)、③定期バックアップと復旧手順が整備されていることの3点が実務上求められます。電子記録のみで保管する場合は、システム障害時の対応計画(BCP)も整備しておくと審査での説明が容易になります。

保管期限到来後の廃棄記録はなぜ必要ですか?

廃棄記録がないと、「廃棄したのか、紛失したのか、まだ保管すべき状態なのか」が判断できなくなるためです。審査員から「この記録はどこにありますか?」と聞かれたときに「保管期限到来のため廃棄済みです」と根拠を持って回答するには、廃棄日・廃棄方法・担当者が記載された廃棄記録が必要です。「廃棄した」という事実を証明できない状態は、記録の紛失と同等に扱われます。

顧客の保管期間要求が長すぎて管理が大変な場合はどうすればいいですか?

IATF16949:4.3.2項(顧客固有要求事項)の仕組みを活用して、顧客に対して保管期限の短縮や代替方法(電子保管・マイクロフィルム化)を提案することが可能です。その際、「現在の保管方法ではコスト・スペースの問題がある」という根拠を定量的に示すと交渉しやすくなります。顧客によっては電子保管を条件に期限短縮に応じるケースもあります。なお、顧客との合意内容は必ず文書化して保持してください。

顧客からPPAP記録を提出するよう求められた場合、何年前まで遡れる必要がありますか?

顧客CSR・SQMに指定がある場合はそれに従います。指定がない場合はIATF基準(製品有効期間+1年)が最低ラインです。実務上は「量産終了後15〜25年」を目安に保管しているケースが多く、リコール対応を想定すると量産期間中の全記録が保管されていることが理想です。PPAPは一度承認されると量産終了まで有効なため、量産開始時点から量産終了後の保管期限まで一貫して保管する仕組みを構築してください。

記録保管に関して、内部監査で最も指摘されやすいポイントは何ですか?

最も多いのは「廃棄記録がない(廃棄したか紛失したか不明)」ケースです。次いで「保管期間の根拠がない(なんとなく年数を決めていてSQMを確認していない)」「電子記録のバックアップ体制が未整備」「記録保管一覧表が実態と乖離している」が頻出します。これらは現場ウォークと台帳の突き合わせで即座に発覚するため、定期的な棚卸し(記録の実在確認)を仕組みとして実施することが重要です。

まとめ:IATF16949:7.5.3.2.1項の記録の保管

IATF16949:7.5.3.2.1項は、品質記録を法令・規制・顧客固有要求事項に基づいた期間、適切に保管・管理する仕組みの構築を要求する条項です。「記録はある」だけでは不十分で、「誰が・どこに・いつまで・どのように管理しているかが明文化され、実際に運用されている状態」が求められます。

本要求事項のポイントを改めて整理すると以下の通りです。

  • 記録保管一覧表を整備し、対象記録・保管期間・保管場所・廃棄方法を一元管理する
  • 顧客別保管期限はSQMを確認し、顧客ごとに整理して一覧表に明記する
  • 「製品有効期間+1年」**を最低基準として、顧客・法規制要求が優先される場合はそちらを適用する
  • 廃棄記録台帳を整備し、廃棄した事実(日時・方法・担当者)を記録として残す
  • 電子記録はバックアップ体制・復旧手順・アクセス権限管理を整備する
  • PPAP・治工具・設計記録・工程設計記録等の特定記録は必ず対応する
  • 定期的な記録棚卸しを実施し、一覧表と実態の乖離を防止する

記録の保管は「リコール対応・トレーサビリティ確保」の根幹です。文書管理規定に対応を明文化し、保管期限管理から廃棄記録まで一気通貫で仕組みを構築してください。

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